Personuppgiftspolicy

Denna personuppgiftspolicy beskriver bland annat hur dina personuppgifter kommer att behandlas när du använder Frakthubbens logistiktjänst “Frakta online” (“Tjänsten”), besöker www.frakthubben.se (“Hemsidan”) eller kontaktar oss per telefon, mail eller likvärdiga kontaktvägar. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan nyttja dina rättigheter.

Frakthubben är personuppgiftsansvariga för hur dina personuppgifter behandlas av oss, i enlighet med denna policy. Du kan alltid förvänta dig att dina personuppgifter behandlas i enlighet med regleringar i general data protection regulation (GDPR) och enbart i den omfattning som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig eller som kravställs av oss genom lag eller förordning. Du kan närsomhelst kontakta oss om du har några frågor kring dina personuppgifter eller denna personuppgiftspolicy. Du kan maila oss på dpo@fraktahubben.se eller ringa oss på 010-330 08 90.

Observera att när du använder frakta online kommer du att behandla andras personuppgifter från andra personer. Exempel på detta kan vara namn, e-mailadresser, telefonnummer och adresser till mottagare, avsändare och andra parter som har en koppling till din försändelse. Dessa uppgifter behandlar Frakthubben på uppdrag av dig och det företag som du representerar i egenskap av personuppgiftsbiträde.

Om du har mottagit en försändelse som skickats med hjälp av frakta online och undrar över behandlingen av dina personuppgifter ska du i första hand kontakta avsändaren av försändelsen.

1. Personuppgifter som samlas in

   Frakthubben kan samla in och behandla olika typer av personuppgifter om dig, till exempel i samband med att du använder frakta online eller kontaktas oss. Frakthubben hanterar i förekommande fall följande personuppgifter om dig:

   Kontaktuppgifter: namn, e-mail, telefonnummer och adress

   Kontouppgifter: namn, bild, e-mail, telefonnummer och lösenord

   Bokningsuppgifter: bolagsuppgifter som företagsnamn, organisationsnummer, din titel, arbetsplats samt fullmakt att företräda företaget

   Kommunikation: uppgifter som du inkluderar i fritextfält, i tjänsten eller dina e-mail meddelanden till oss eller tillhandahåller på andra sätt
   
   Enhetsinformation: IP-adress, språk, webbläsare, operativsystem och skärmupplösning samt information om när och hur du använder hemsidan eller frakthubben
   
   Cookies: funktionella och marknadsföringscookies för att kunna förstå och utveckla våra tjänster

   Frakthubben har i normalfallet inga behov av att samla in känsliga personuppgifter om dig som användare. Om behov uppstår kommer det särskilt meddelas dig innan datahanteringen.

2. Hur dina uppgifter samlas in

   Uppgifter som du lämnar till oss
   Du lämnar i normalfallet merparten av alla uppgifter till oss, till exempel när du registrerar ditt konto, bokar en försändelse eller i samband med dina kontakter med oss.

   Det är alltid frivilligt att lämna uppgifter till oss. En del uppgifter måste du däremot lämna för att kunna använda våra tjänster. Om du inte tillhandahåller vissa uppgifter som efterfrågas kan det hindra utförandet eller leveransen av försändelser eller andra tjänster, som du eller din arbetsgivare förväntar sig av oss.

   Uppgifter som samlas in på andra sätt
   Frakthubben kan ibland även inhämta information om dig på annat håll. Uppgifter kan till exempelvis lämnas till oss i samband med att någon av dina kollegor bjuder in dig till att använda tjänsten. Frakthubben kan även ha inhämtat dina kontaktuppgifter från leverantörer av kontaktinformation, din arbetsgivares hemsida eller andra offentliga källor. När du besöker hemsida eller använda våra tjänster samlas enhetsinformation in från din dator (eller mobila enhet). Denna information samlas in med hjälp av cookies.

3. Så här används dina uppgifter

   Frakthubben använder framförallt dina personuppgifter för att tillhandahålla dig våra tjänster som frakta online, för att kommunicera med dig och för att boka, administrera och fakturera din försändelser.

   Observera att behandlingen kan skilja sig åt beroende på din relation till oss, exempelvis som befintlig eller potentiell kund, leverantör eller samarbetspartner till oss. Det är alltså inte nödvändigtvis så att alla behandlingar som listas nedan kommer vara aktuella i ditt fall.

   Frakthubben behandlar bland annat personuppgifter för följande syften och baserat på följande lagliga grunder:

   För att tillhandahålla tjänster: Dina personuppgifter kommer att behandlas för att administrera ditt användarkonto hos oss och för att kunna tillhandahålla dig våra tjänster, det vill säga för att kunna fullgöra vårt avtal med dig. Exempelvis så används din e-mailadress och ditt lösenord för att bekräfta din identitet när du loggar in i frakta online, bokningsuppgifter för att genomföra bokningar av försändelser i frakta online och enhetsinformation för att säkerställa att frakta online visualiseras och anpassas på bästa sätt för dig och din enhet.

   För att ingå och fullgöra avtal: Dina personuppgifter kommer att behandlas för att ingå avtal med dig och/eller din arbetsgivare samt för att fullgöra avtalet mellan oss. Detta innefattar även åtgärder som behövs för att ingå avtalet. Det är nödvändigt för att Frakthubben ska kunna ingå och fullgöra avtal med dig och/eller din arbetsgivare samt för andra berättigade intressen som bland annat Frakta Online intresse av att ingå och fullgöra olika former av avtal.

   För att tillhandahålla support och kommunicera med dig: Dina personuppgifter som namn, e-mailadress och telefonnummer kan användas för att kommunicera med dig och andra, till exempel för att undersöka hur nöjd du är med våra tjänster. Det är såklart helt frivilligt att besvara våra kundundersökningar även om ditt deltagande uppskattas av oss. De uppgifter som samlas in i samband med kundundersökningar kan bland annat användas som underlag för Frakta Onlines berättigade intresse av att förbättra och utveckla sina tjänster.

   För att marknadsföra Frakthubben: Ditt namn och din e-mailadress kan användas för att skicka nyhetsbrev till dig efter särskilt godkännande, information om våra tjänster samt inbjudningar till event. Detta sker med stöd av berättigade intressen som Frakthubbens intresse av att marknadsföra sina tjänster. Om du inte längre önskar få denna typ av information kan du alltid avregistrera dig genom att följa instruktionerna längst ned i det e-mail du har fått från oss eller genom att kontakta oss på info@frakthubben.se

   För att följa lagar: Frakthubben är skyldiga att följa Svensk lag. Det innebär att dina personuppgifter ibland kan behöva behandlas i den utsträckning som krävs enligt lag eller andra rättsliga förpliktelser som till exempel för rapportering till myndigheter.

   För att skydda dig, Frakthubben och andra: Frakthubben kan komma att behandla dina personuppgifter om det behövs för att försvara eller göra gällande våra, dina eller andras juridiska rättigheter, affärsintressen eller andra legitima intressen. Det kan exempelvis handla om att du eller någon annan riktar krav mot oss vid eventuella reklamationer. Det är därför nödvändigt att skydda dig och andra samt för andra berättigade intressen som bland annat Frakta Onlines intresse av att kunna bemöta krav och reklamationer.

   För att skapa samlad statistik: Dina personuppgifter som bokningsuppgifter och enhetsinformation kan användas för att skapa statistik i aggregerad form där uppgifterna inte kan identifiera dig. Statiskt kan exempelvis röra återkommande typer av bokningar, genomsnittliga priser, geografisk spridning av användare och liknande data. Detta sker med berättigade intressen för Frakthubben för att utveckla och förbättra sina tjänster och användningen av dessa.

   Med ditt samtycke: Dina personuppgifter kan även användas för andra specifika syften än som framgår av ovan, om du ber oss eller tillåter oss att göra det. Som exempel kan Frakthubben med ditt samtycke publicera en recension som du lämnat eller be om att få inkludera dig i artiklar om kunduppdrag i syfte att marknadsföra Frakthubben tjänster.

4. Hur dina uppgifter delas med andra

   Frakthubben kan ibland behöva dela dina personuppgifter med andra, exempelvis;

   • Personer som arbetar hos Frakthubben. Dina personuppgifter kommer att delas med personer som arbetar hos Frakthubben, men bara med personer som har behov av tillgång till dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Till exempel kan frakthubbens kundsupport få ta del av dina personuppgifter för att kunna hjälpa dig med dina ärenden.

   • Tjänsteleverantörer. Dina personuppgifter kommer att delas med utvalda företag som levererar frakta onlines tjänster, hemsidan, IT och ekonomitjänster. Dessa företag får enbart behandla dina personuppgifter enligt instruktioner från oss, eller för att uppfylla sina rättsliga skyldigheter. Frakthubben genomför fortlöpande leverantörsbedömningar och arbetar enbart med kontrollerade och noggrant utvalda leverantörer så att dina personuppgifter skyddas. Frakthubben använder Hubspot för kundservice och Fortnox för ekonomi.

   • Transportörer. När du bokar en försändelse på frakta online kommer frakthubben att skicka dina bokningsuppgifter inklusive de kontaktuppgifter du anger till transportörsbolaget. Du kan se namnet på transportören innan du bokar försändelsen. Transportören är personuppgiftsansvarig för hur dina personuppgifter behandlas av dem. Du kan läsa mer om detta på respektive transportörs hemsida.

   • Myndigheter och rättsliga skyldigheter. Dina personuppgifter kan komma att behöva delas med myndigheter, domstolar och andra parter utifrån rättsliga skyldigheter. Till exempel kan det krävas till följd av lag, rättsliga processer eller för att besvara förfrågningar från myndigheter.

   • Företagsöverlåtelse. I händelse av att frakthubben i framtiden beslutar att sälja eller överföra hela, eller delar av, bolaget till annan juridisk part kan det som ett led i företagsöverlåtelsen även ske en överföring av dina personuppgifter som delas med parter inom en sådan process.

   • Övriga parter. Dina personuppgifter kan även komma att delas med andra parter, om du ber oss eller specifikt tillåter oss att göra det. Det kan handla om att inkluderas i mejlkonversationer tillsammans med externa parter.

5. dina uppgifter kan behandlas utanför eu/ees

   Frakthubben strävar alltid efter att i så stor utsträckning som möjligt behandla dina personuppgifter inom EU/EES, men de kan ibland behöva överföras till parter utanför EU/EES. Till exempel använder vi Microsoft med servrar utanför EU/EES, mailchimp för utskick av nyhetsbrev varpå din data kommer behandlas i USA.

   Att datan behandlas utanför EU/EES kan omfattas av andra regler, och ibland även sämre skydd för dina personuppgifter. Frakthubben kommer dock se till att legala, tekniska och organisatoriska åtgärder finns på plats hos leverantörerna i rimlig omfattning för att dina personuppgifter ska kunna behandlas och hanteras på ett säkert sätt, exempelvis genom avtalsklausuler och privacy shield. Du kan alltid kontakta oss om du har frågor kring denna behandlingen via dpo@frakthubben.se

6. så länge sparas dina uppgifter

   Frakthubben sparar inte dina personuppgifter längre än nödvändigt och så länge det finns ett berättigat syfte med behandlingen av dem. Hur länge det är beror helt på typen av uppgifter då samma uppgift kan sparas för olika ändamål, och olika lång tid. Exempelvis kan en personuppgift sparas för fakturering och ekonomi av rättsliga skäl trots att den har gallrats bort för andra syften i andra delar av verksamheten.

   Frakthubben går igenom dina personuppgifter regelbundet för att gallra data med hänsyn till lagkraven. Dina personuppgifter sparas normalt enbart under avtalsförhållandet, det vill säga under den period som frakthubben utför tjänster för din räkning. Normalt sett behöver dina personuppgifter sparas även en kortare tid efter att ett affärsförhållande avslutats, exempelvis för att hantera reklamationer eller garantiärenden. Så länge du använder vår tjänst kommer dina uppgifter att sparas.

   Personuppgifter som behandlas utifrån den rättsliga grunden samtycke kommer raderas om du återkallar ditt samtycke. Det påverkar däremot inte frakthubbens rätt att behandla uppgifterna före återkallelsen. Dina uppgifter kan komma att sparas en längre tid om det krävs enligt lag, förordning eller författning som exempelvis lagar om beskattning och bokföring. Dina uppgifter kommer i så fall enbart användas för att uppfylla våra skyldigheter enligt dessa.

7. Cookies

   När du besöker frakthubben eller använder tjänsten frakta online så använder vi oss cookies och liknande tekniker för att samla in enhetsinformation och se till att våra sidor presenteras tydligt och snyggt för dig. Du kan alltid kontrollera inställningar för cookies i din webbläsare. Du finner mer information om cookies genom att klicka på länken här - Cookies.

8. Dina rättigheter

   Dina personuppgifter är dina, och du har rätt att få information om hur vi hanterar dessa och påverka hur de behandlas av oss. Här följer en kort sammanställning av dina rättigheter.

   • Rätten att invända mot behandlingen. Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för berättigade intressen. Du kan kontakta oss för att få mer information om den intresseavvägning som gjorts.

   • Rätten till tillgång, och att flytta, data. Du kan när som helst begära en kopia av dina personuppgifter och information om hur dessa har inhämtats, använts, delats etc. Du har ibland även rätt att överföra dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

   • Rätten att radera uppgifter. Du har rätt att begära att en uppgift om dig raderas om uppgiften inte längre är nödvändig för syftet som den samlats in för, eller på annat sätt behandlas för, eller om det saknas rättslig grund att behandla denna.

   • Rätten att rätta uppgifter. Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter om dig rättas, och du har även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

   • Rätten till begränsning. Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas tills felaktiga uppgifter har rättats till eller en invändning från dig avseende dessa har hanterats och slutförts.

   • Rätten att återkalla samtycke. Du har rätten att närsomhelst återkalla ett samtycke som du lämnat till oss. Observera att det dock inte påverkar den personuppgiftsbehandling som skett innan du återkallat ditt samtycke.

   Om du begär att Frakthubben ska begränsa eller radera dina personuppgifter kan det komma att påverka eller hindra din användning av våra tjänster. Det finns även lagar som begränsar, eller utökar, dina rättigheter, exempelvis kan rättsliga skyldigheter förhindra oss att lämna ut, radera eller flytta delar av dina uppgifter.

9. Klagomål

   Du har alltid rätten att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter har hanterats felaktigt av oss. Läs mer på Integritetsskyddsmyndigheten.

10. Uppdateringar i policyn

    Denna policy kan behöva ändras eller uppdateras som vid förändringar i tjänsten eller andra tillägg. Som registrerad kommer du alltid få information om denna förändring utskickat till den av dig angivna e-mailadressen eller på annat lämpligt sätt så du får ta ställning till ändringen innan den börjar gälla. Du finner alltid en aktuell personuppgiftspolicy på denna sida.